Permite a los empleados desempeñar sus labores desde casa, genera un gran ahorro de costes, ya que la empresa no invierte en infraestructura innecesaria y logra un mayor crecimiento de productividad; aunque parece poco probable lo cierto es que disminuye el nivel de distracción, aumenta la motivación y en consecuencia, la concentración de los empleados para llevar a cabo sus tareas.

La productividad y recursos, son factores que las Pymes no pueden darse el lujo de perder. Según cifras del Instituto Mexicano para la Competitividad (IMCO), en México las pequeñas y medianas empresas  tienen una supervivencia de 12 a 24 meses, con rentabilidad del 5 al 6 por ciento. 

Este tiempo de vida tan corto y las ganancias limitadas, vuelven vitales los ahorros que se puedan lograr, por ejemplo, en renta de oficinas, pago de servicios como electricidad, suministros de oficina y viáticos. Implementar Home Office, permite que los recursos de la empresa y el talento humano sean aprovechados y no pasen gran parte del tiempo en reuniones, traslados o visitas a proveedores.

Este formato de trabajo permite la inclusión de personal con discapacidad y fomenta el cuidado al medio ambiente. Además, se ha comprobado que un horario más flexible y poder conciliar la vida familiar, son puntos que gustan a quienes trabajan de forma remota, haciéndolos sentir mucho más motivados y comprometidos en alcanzar los objetivos de la empresa.

Quienes se deciden por este sistema, al ahorrar ingresos, pueden implementar nuevas herramientas informáticas que faciliten el trabajo en equipo de forma remota, supervisar el desempeño de tus empleados, mantener comunicación bidireccional con clientes y tener respaldo de todos los procesos y actividades de la empresa.

Siempre se tiene que tener en mente que aun trabajando de forma externa, todos los empleados están buscando alcanzar los objetivos de la empresa.

Algunos de los principales consejos para poder implementar la modalidad “home office” en tu empresa son

1. Marcar objetivos comunes.Es esencial crear metas a corto y largo plazo. Es algo que generará que el grupo note su avance y se sienta motivado.
2. Asignar roles.Es esencial el delegar tareas según conocimientos, capacidades y fortalezas de cada miembro del equipo.
3. Comunicación.Siempre contar con medios de comunicación a los que el equipo entero tenga acceso, pueden ser tan sencillos como mensajes enviados vía email, charlas vía Skype o hasta por videoconferencias.
4. Solucionar conflictos.Aunque lo ideal es que una empresa no se encuentre en conflicto, siempre se debe buscar mediante negociaciones un acuerdo convincente para todas las partes.
5. Organización. Los horarios de trabajo y sobre todo de descanso deben siempre estar claros, es por ello que contar con un calendario grupal es ideal, de esta forma las tareas, reuniones o juntas se hacen con la participación de cada miembro del equipo.

Con la llegada de las nuevas tecnologías, y sobre todo de internet, el trabajo remoto suena como una gran alternativa para pequeñas y medianas empresas que buscan desarrollarse, es por ello que Trixbox de México resuelve tus dudas sobre la infraestructura necesaria para implementar esto en tu negocio, contáctanos al 55 7100 1416 o bien envíanos un correo a info@trixboxmexico.com donde un especialista en tecnología empresarial te brindará las mejores alternativas.

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Cuando se produce una situación como la que estamos viviendo en la actualidad, habilitar la opción del trabajo desde casa es esencial para garantizar el éxito del negocio.

Pero, en el esfuerzo por mantener a los trabajadores productivos y la compañía funcionando, un trabajo remoto y totalmente online nos puede dejar vulnerable en términos de seguridad.

Esta lista de recomendaciones paso a paso ayudará en la protección de todos los trabajadores, independientemente de dónde estén ubicados y del giro de la empresa:

1.- Ajustar la política de contraseñas:

Ahora es el momento de fortalecer estas políticas al requerir contraseñas largas, ordenar su cambio de manera regular y bloquear cuentas después de un número determinado de inicios de sesión fallidos.

2.- Activar una autenticación multifactor :

También conocido como autenticación de dos factores (2FA), es absolutamente la mejor defensa contra los ciberdelincuentes que utilizan ataques de diccionario o credenciales robadas/compradas para hacerse pasar por empleados e infiltrarse en la red.

Si se utiliza el correo electrónico basado en la nube, es importante activar el MFA siempre que esté disponible. Si los usuarios necesitan acceder a una red interna, es indispensable implementar una solución de MFA para su utilización.

3.- Utilizar una VPN para acceder a la red interna: 

Una VPN encripta el tráfico corporativo a medida que atraviesa Internet para que “espías” no puedan leer la información. Además, una conexión VPN permite al equipo de IT ampliar las medidas de seguridad de su red interna para dispositivos remotos.

4.- Implementar una solución de virtualización de escritorios si es posible: 

De esta forma se accede a una máquina virtual y se controla de forma remota. Se puede configurar para verse exactamente como un sistema basado en la oficina, con la ventaja de que los archivos confidenciales solo existen en la máquina virtual y nunca permanecen en el sistema del empleado.

5.- Recordar a los trabajadores ser cuidadosos con la red y el Wi-Fi: 

Lo que está fuera del control del área IT es la red doméstica y los dispositivos que se conectan a ella. Por ello, es clave insistir en que se apague el intercambio de archivos que se utilizará para trabajar y fomentar la revisión del router o Wi-Fi para asegurarse de que la seguridad WPA2 está habilitada.

6.- Invertir en seguridad para las estaciones de trabajo remotas: 

No se puede confiar en que los antivirus hogareños o para dispositivos móviles que vienen por defecto estén a la altura de este desafío.

Una solución protege contra todo tipo de amenazas con múltiples capas de defensa, incluyendo un firewall personal y protección contra sitios web maliciosos. La mejor opción de protección será una suite de seguridad confiable y efectiva, que el departamento de IT pueda administrar de forma remota.

7.- Requerir cifrado si los empleados trabajaran con archivos confidenciales: 

En caso de necesitar descargar archivos corporativos en dispositivos personales, es importante proporcionar una solución de cifrado. Reforzar la importancia del guardado de archivos personales separado de los documentos corporativos y guardar los documentos corporativos a una carpeta encriptada.

8.- Inculcar el hábito de cerrar sesión: 

Al tomar un descanso para almorzar, terminar el día o cuando se esté lejos del dispositivo durante más de un minuto, se debería cerrar la sesión de la red corporativa. Es una buena práctica en cualquier momento e imprescindible si la computadora se comparte.

9.- Promover actualizaciones: 

Enfatizar a los trabajadores remotos la habilitación de las actualizaciones automáticas en todos sus sistemas, para estar seguros de que están al día con todas las medidas de seguridad. Tener mucho cuidado con los equipos que ya no están siendo actualizado.

10.- Brindar capacitaciones en ciberseguridad a los colaboradores: 

No importa cuánta tecnología se ponga en práctica, una pieza fundamental es el mismo usuario. Estar expuesto a mensajes falsos que piden inicio de sesión y otros tipos de estafas, son situaciones que irán en aumento mientras intenten sacar provecho de los trabajadores.

Los colaboradores conocedores son menos propensos a caer en ellos, por lo que implementar un programa de entrenamiento mantendrá la guardia de protección alta especialmente al trabajar desde el hogar.

Fuente: Forbes

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La tecnología ha permitido que los equipos de trabajo remoto sean ya una realidad, pero todavía queda por superar el reto de la gestión de talento remoto. Para esto es necesario implementar técnicas enfocadas a mejorar la comunicación laboral.

Ser Empático. 

Cuando se trabaja por primera vez en casa, puede ser desalentador para el trabajador dejar su rutina habitual en sus centros de trabajo, por lo que las empresas deben de asegurarse que los empleados se sientan apoyados, cuidados y seguros.
 

Establecer una estrategia de comunicación interna.

Se recomienda establecer una estrategia de comunicación frecuente con tu equipo.
Las conversaciones regulares permitirán tomar el pulso del equipo, sus preocupaciones y establecer objetivos, para alcanzar las metas.
 

Fomentar el sentido de propiedad. 

Si los canales de comunicación están abiertos, la dinámica de trabajo cambia.

Los directores deben empoderar a sus colaboradores con sentido de propiedad en sus proyectos para que tomen las mejores decisiones cuando no se trabaje físicamente con el resto del equipo.
 

Fomentar el intercambio de conocimientos. 

Considera las diferentes fortalezas y habilidades de tu equipo, e impulsa una cultura de intercambio de conocimientos. El hecho de que no estén todos en la misma sala, no significa que no puedas hacer que uno de tus colaboradores cree un seminario web, un podcast o un PDF sobre un tema especializado. Esto ayudará a unificar a tu equipo y los alentará a apreciar el valor y el propósito del otro.

No olvides que además deberás encontrar soluciones tecnológicas como video llamadas y usar la tecnología; proponer el uso de una sala virtual y herramientas que te permitan compartir documentos será clave para una mejor conexión a larga distancia.

Fuente: Entrepreneur

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